Yritys- ja kehittämispalvelujen rekisteri- ja tietosuojaselosteet

Henkilötietolain (523/99) 10 § ja 24 § mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Inarin kunta kunnioittaa yksityisyydensuojaa ja on sitoutunut suojaamaan yhteistyöhön osallistuvien henkilöiden yksityisyyttä.

Rekisterinpitäjä

Inarin kunta, Inarin kunnan yritys- ja kehittämispalvelut
Piiskuntie 2, 99800 Ivalo
yrityspalvelut@inari.fi
www.inari.fi
Gsm 0400 231765

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa: Katariina van Boxtel, kehittämiskoordinaattori, katariina.vanboxtel@inari.fi

Vastuuhenkilön tehtäviin kuuluu

• huolehtia, että asiakasrekisterijärjestelmää käytetään asianmukaisesti
• huolehtia tietojärjestelmän tietosuojauksesta
• sekä huolehtia, että järjestelmän käyttö ohjeistetaan ja että käyttäjille järjestetään riittävä koulutus.

Vastuuhenkilö antaa tarkempia tietoja rekisteristä sekä vastaa rekisteröidyn oikeudesta saada, tarkistaa ja oikaista itseään koskevia tietoja.

Rekisterin nimi

Inarin kunnan yritys- ja kehittämispalveluiden asiakas-, viestintä – ja markkinointirekisteri.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Rekisterin tarkoitus on pitää rekisteriä Inarin kunnan yrityksistä ja muista yritys- ja kehittämispalvelujen yhteistyökumppaneista (pääasiassa yrityksistä, organisaatioista ja yhteisöistä) yrityspalvelun helpottamiseksi, yhteistyösuhteiden hoitamiseksi sekä hyödyllisen tiedon jakamiseksi seudun yrityksille. Yksityishenkilöt ovat pääasiassa yritysneuvonnan ja lyhytkurssiasiakkaiden tietoja. Rekisterin tietoja käytetään yritys- ja kehittämispalvelujen tuottaman yrityspalvelun laadun varmistamiseksi sekä Inarin kunnan yrittäjyysympäristöä parantavien uutisten levittämiseen, yrityspalveluita ja –tapahtumia koskevien viestien lähettämiseen sekä yritysten houkuttelemiseen Inarin alueelle. Lisäksi rekisteri tukee tutkimustoimintaa ja tilastointia. Sähköpostirekisterit on jaoteltu: matkailuyritykset, kaupat, hyvinvointiyritykset, käsityöyritykset, rakennusyritykset ja muut yritykset Inarissa. 

Yritys- ja kehittämispalvelujen henkilörekisterissä on myös elinvoimalautakunnan ja yritys- ja kehittämispalveluje hallinnoimien hankkeiden ohjausryhmien ja työryhmien jäsenten yhteystiedot (jäsenen nimi, sukunimi, kotiosoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite) yhteydenpitoa varten.

Pääsääntöisesti rekisterin tietoja käytetään yritys- ja kehittämispalveluje perustoiminnan (esim. yritysneuvonta, kurssien järjesteäminen, oppisopimustuet, asiointiliikenne)j a yritys- ja kehittämispalvelujen hallinnoimien hankkeiden asiakassuhteiden hoitoon, ylläpitämiseen ja kehittämiseen.

Yritysneuvonnan rekisterin tietosisältö

• Etu- ja sukunimi
• Tehtävänimike, titteli
• Yrityksen tai yhteisön nimi (ja tarvittaessa osasto)
• Yrityksen toimipaikan sijainti
• Yrityksen y-tunnus
• Yrityksen yhteyshenkilö
• Yrityksen yhteystiedot (sähköpostiosoite, postiosoite, puhelinnumero, www-osoite))
•  
• Asiakkaan itsensä antamat lisätiedot yritysneuvonnassa (liikesalaisuuksia)
• Tuotetut palvelut ja dokumentit

Tiedot henkilön ilmoittamasta markkinointikiellosta tai salattavista tiedoista kuten puhelinnumeroista

Viestintärekisterin tietosisältö

• -Yrityksen nimi
• Yrityksen edustajan sähköpostiosoite

Yrityksen toimiala esim. postitusryhmää varten (matkailu, kauppa, rakennusala, käsityö, hyvinvointi ja muut yritykset)

Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja kerätään pääasiassa rekisteröidyiltä yksityisiltä ihmisiltä ja yritysedustajilta itseltään sekä yleisistä palvelusivustoilta(mm. inarisaariselka.fi). Henkilötietoja voidaan myös kerätä kuntien, hankkeiden ja muiden yhteistyökumppaneiden rekistereistä, kuten julkisista (esim. Tilastokeskus ja PRH:n tietopalvelu) ja kaupallisista rekistereistä. Elinvoimalautakunnan jäsenten yhteystiedot kerätään kokouksia ja muuta yhteydenpitoa varten.

Tietojen luovutus

Henkilötietoja ei luovuteta Inarin kunnan tai hankkeen hallinnoijien lisäksi ulkopuolelle. Poikkeus voidaan tehdä Inarin kunnan hankkeiden osalta, jotka tukevat hankkeen tavoitteita tai kun kolmannella osapuolella on tarjota yrityksille erityistä tietoa tai etuja. Lisäksi tutkimustoimintaa yms. varten järjestelmästä voidaan luovuttaa tietoja, jotka eivät sisällä henkilötietoja. Henkilötietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Rekisterin suojaus

Rekisteriin sisältyvät tiedot ovat vain yritys- ja kehittämispalvelujen ja sen hankkeiden käytössä. Järjestelmä toimiiyritys- ja kehittämispalvelujen ulkopuolisilla palvelimilla, joihin on pääsy ainoastaan teknisellä ylläpitohenkilöstöllä. Palvelimet sijaitsevat ympäri vuorokauden vartioidussa ja palosuojatussa palvelintilassa. Rekisterin päivitys on suojattu ulkopuoliselta käytöltä, rekisteriin pääsevät vain henkilöt, joiden työtehtävät edellyttävät rekisterissä olevien tietojen käsittelyä. Rekisteriä säilytetään tietojärjestelmissä ja tietokannoissa eikä niitä erikseen arkistoida. Hankkeiden osalta rekisteritieto toimitetaan rahoitussääntöjen mukaisesti tietoverkkoja myöten rahoittajalle. Edellä mainittu paperista rekisteriä säilytetään lukituissa tiloissa ja materiaali tuhotaan hävittämällä arkistointiajan päätyttyä.

Rekisterin sisäinen käyttö

Rekisteriä käyttää yritys- ja kehittämispalvelujen henkilökunta. Tietojen rekisteröinnistä ja päivityksistä vastaa ensisijaisesti oma henkilöstö. Rekisteriin pääseminen edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa. Käyttäjätunnus annetaan käyttöoikeuden myöntämisen yhteydessä. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus. Samalla poistetaan käyttötunnus.

Rekisteröidyn informointi

Järjestelmää koskeva rekisteriseloste on nähtävillä voimassa olevilla kotisivuilla kuten yritys- ja kehittämispalvelujen www.inari.fi –kotisivuilla/Yritys- ja kehittämispalvelut. Lisäksi yritysten yhteystietoja löytyy seuraavilta yritys- ja kehittämispalvelujen hallinnoimilta sivuilta:

• luovakka.fi
• mapinari.fi
• nightlessnight.com
• Nordican hallinnoimien hankkeiden sivuilta
  • polarlifeoutdoors.com
• Mahdollisesti Nordican hallinnoimista sosiaalisen median kanavista: Facebook: Inarin kunta/Yritys- ja kehittämispalvelut, Inarin kunta Instagram: inarinkunta

Tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut itseään koskevat tiedot. Tarkastuspyyntö tulee tehdä kirjallisesti joko sähköpostitse tai sähköpostitse ja osoittaa rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä oikaisee, poistaa tai täydentää rekisterissä olevan käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman tai vanhentuneen henkilötiedon oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn pyynnöstä.

Rekisterihallinto

Vastuuhenkilö käyttää rekisterinpitäjänä rekisteriä koskevaa päätösvaltaa. Hän päättää

• rekisterin kuvauksen ja rekisteriselosteen laatimisesta
• rekisterin käytöstä, tietosisällön ja käyttötarkoituksen määrittelystä, käyttöoikeuksien myöntämisestä, rekisteröidyn informoinnista ja tarkastusoikeuden toteuttamisesta, tiedon korjaamisesta sekä tietojen luovuttamisesta
• rekisterin järjestelmäteknisestä ylläpidosta
• rekisterin suojaamisesta ja tietoturvan järjestämisestä, arkistoinnista ja hävittämisestä
• rekisterin vastuuhenkilön nimeämisestä ja hänen tehtävistään. Rekisteritoimintoja toteuttavat yritys- ja kehittämispalvelujen palveluksessa olevat henkilöt

Ivalossa 28.10.2020, 28.1.2021 (päiv. mm)